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高校教学秘书工作现状及对策探析摘要教学秘书在高校教学管理工作中担任着十分重要的角色。本文以高校教学秘书工作的重要性为导引，分析了新时期教学秘书工作存在的问题，并提出了相应的对策。关键词教学秘书问题对策教学管理工作在高校的整个教学过程中具有举足轻重的地位和作用，这一工作的基层执行者是教学秘书。教学秘书队伍作为基层执行者，处于教学管理的最前沿，肩负维持学校正常教学秩序，促进教育教学质量提高的重要使命。随着我国高等教育事业的迅猛发展及其改革的不断深入，教学秘书在高校的教学管理中发挥着越来越重要的作用。因此，通过对新时期教学秘书工作现状分析，研究提高教学秘书工作质量的对策，对适应高校新的教学改革形势，提升教学管理水平具有重要意义。1教学秘书工作的重要性1教学计划制定的参谋者教学秘书对教学运行情况比较了解，是学校教务管理部门与各教学单位间的桥梁，是师生沟通的纽带。教务部门下达任务、通知日常工作、提供教学信息等都由教学秘书通知师生及相关领导。教学单位执行任务情况、学生的意见和建议又由教学秘书及时反馈给教务部门。因此，教学秘书最了解广大师生的心声，可以为学校的决策、计划的制定提供具有参考价值的真实材料和信息，提出建设性的建议，参与到相关计划的制定中。2教学实施过程的组织者教学秘书是整个教学实施过程中必不可少的组织者，合理的教学秩序有赖于教学秘书的精心组织。教学实施过程中教师、学生等方方面面工作的安排，包括：课程安排、调课或停课、教学质量调查、考试、安排监考；学生注册、学生选课、学籍管理、计算机及英语等大型考试报名、成绩管理等，涉及到教师开学前的教学任务安排到考试成绩登录的教学过程完成；涉及到学生从入学到毕业的整个培养过程。其中任何一个环节缺少了教学秘书的组织都会造成教学秩序混乱。3教学质量的监控者教学秘书在教务处指导下，积极协助院系领导进行教学质量检查，加强教学信息反馈过程的管理，对教师教学质量和学生学习质量定期展开评价。教学秘书在工作过程中，通过不断对教学进程进行有效监控来达到检验与提高教学质量的目的。通过教师、学生两方面来检查教学计划的执行情况，检查教学质量、评估教学效果，并根据监控的情况进行总结，对教学管理、教学手段和方法等提出合理的建议，保证教学工作的顺利进行和教育教学质量的不断提高，以便促进教学管理工作取得新的进步。2目前存在的问题1学校重视度不够由于思想观念的陈旧，对教育管理的重要性和科学性认识不足，学校中多数人认为教务管理工作是简单的，不需要进行脑力劳动的“经验型”事务性工作，因此大大忽略了对教学秘书工作的重视。领导眼中，教学秘书的工作被定位于接电话、印发文件、开会记录等；教师眼中，只有低水平、没有教学能力的人才从事教学秘书工作，极大地抹杀了教学秘书在基层教学管理中发挥的重要作用。教学秘书受不到重视和尊重，取得的成绩难以得到公正的评价和认同，从而造成极大的心理落差。在学校中教学秘书培训深造的机会少，被提拔的机会少，与专职教师及其他教学管理人员相比，工资、津贴都比较低。教学秘书既不能作为教师、科研人员参与晋升，也没有自成一体的合理晋升途径，导致发展前景缺乏稳定的目标，对本职工作丧失主动性。由于教学秘书属于管理岗位，按科员级别聘任，即使评上副高级职称，其岗位津贴也只能按科员档次领取，教学秘书工作量与工资福利关系不大。2职责范围不明晰教学管理应该是完全独立于行政事务的一项工作内容。高校教学秘书工作是学校最基层、最繁琐、最辛苦的管理工作，涉及教学和教务、教师和学生的方方面面，时间性强，容易因为失误而引发教学事故。目前，多数学校就教学秘书工作职责范围的规定在其内容上都十分空泛，职责不明晰，导致教学秘书往往要承担教学管理工作之外的行政事务，多数充当“救火员”的角色，担当“话务员”或“跑腿”。由于学校对于教学秘书职责范围的不清晰，使领导及教师无论大事小事，不分职责范围内外的事情都会找到教学秘书处理，这在无形中加大了教学秘书的工作量，也影响了教学秘书的工作效率，导致干得多，出错多，影响教学工作的开展，不利于教学管理向纵深化发展。3缺乏专门的管理部门教学秘书在岗位上属于教学单位，在业务上从属于教务处，作为联系学校教务部门和各教学单位的纽带，同时作为院系领导与广大师生间沟通的桥梁，教学秘书既受到教务部门的领导，又在院系领导的直接管理之下，导致教学秘书存在多个领导出现———教务处领导、教学院长、行政院长，甚至于教研室主任。归属感的缺失直接影响了教学秘书工作的热情与效率。教学秘书既要遵循学校教务部门的总目标，又要服从院长的指挥。教学秘书经常会在工作中完全充当“传话筒”的角色，中间稍有差错就会认为是教学秘书的责任。同时，没有专门的管理部门，造成相同的教学秘书岗位，各院系的教学秘书工作不尽相同，工作量差别也很大，而这一差别往往由院系领导左右。3改变教学秘书工作现状的对策1提高学校对教学秘书工作的重视度学校各级领导要充分肯定教学秘书工作在高校教学管理中的地位和作用，提高教学秘书的待遇，包括经济待遇和行政待遇：一方面，提高教学秘书的工资、津贴水平；学校应意识到教学秘书需要面对师生、领导等多方面压力，工作辛苦而繁琐。另一方面，建立合理的干部聘任、选拔制度，给予教学秘书一定的提升机会。将教学秘书队伍的建设等同于师资队伍建设来对待，鼓励教学秘书深入教学第一线，积极开展教学研究。学校可以有意识地提供一些有针对性的教学改革规划项目或科研题目，鼓励他们多从事教育理论研究，不断提高管理水平，从而使教学秘书岗位成为一个有吸引力的、有前途的岗位。2建立专门的教学秘书管理机构管理学研究表明：管理中出现多个直接领导者不利于管理工作的开展。教学秘书有一般秘书工作的特点，却又不同于一般职业秘书。教学秘书在工作中涉及教学的方方面面，往往一个院系的教学秘书又仅有一个，这就导致教学秘书要面对多个领导者的局面，归属感严重缺失。高校应建立专门的教学秘书管理部门，统一教学秘书的管理范畴，如，可以设立专门的“教学管理办公室”，由校级主管教学的领导负责，教学秘书直接受其指派与安排。这样不仅有利于理顺学校、院系、教学秘书三者之间关系，创造良好的工作环境，更可以提高教学秘书地位，增强他们的自信心。3明确教学秘书工作范围现代专业分工的基本要求决定了要提升教学秘书工作的质量，必须保证其专业职能的明确性和合理性。学校及各教学单位在重视教学秘书工作重要性的基础上，明确职责，规范职能，实行制度管人，机制管事，工作有章可循。教务处应统一制定教学秘书工作全部职责，明确工作要求，学院（系）据此制定本院的教学秘书工作细则，完成各项工作的方法以及要达到的标准等，使教学秘书工作成为便于掌握、可操作性强的工作。明确的工作职责范围及细则可以帮助教学秘书做好每一阶段的工作，既有利于学校教学管理工作的规范化，又能够弥补教学秘书更换给工作带来的不便。参考文献[1]孙云峰，朱慧博浅议教学秘书职业困境中的制度安排[J]教育经济研究，2008(5)[2]李晔谈教学秘书在高校教学管理中的作用与存在问题[J]广西师范学院学报:哲学社会科学版，2007(11)[3]王云规范高校教学秘书管理工作的探索与实践[J]石油教育，2008(2)[4]包国宪，钟占国管理学———理论与方法[M]兰州大学出版社，[5]李争重视教学秘书培养，提高教学管理[J]教学理论与实践，2005(12)
