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在我们撰写各种论文时，通常需要使用尾注或脚注来标识引用别人文章中的部分内容。通过手工方法插入尾注，需要先在引文后面插入一个数字序号，然后再将引文的详细出处输入到文章末尾对应的数字序号后面（如图1），一旦进行尾注的删除或添加操作，就需要对后面的所有尾注重新编号，操作有点麻烦。
其实在Word 2003当中，我们可以先将光标指向要插入尾注的地方，然后执行“插入/引用/脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框，选择“尾注”项，设置显示位置为“文档结尾”，选择编号格式为加圈数字序号①②③ 
脚注格式要求如下：①（空两格）作者名（名在前，姓在后，后加英文句号），书名（用斜体，后加英文句号），出版地（后加冒号），出版社或出版商（后加逗号），出版日期（后加逗号），页码（后加英文句号）。②（空两格）作者名（名在前，姓在后，后加英文句号），文章题目（文章题目用“”引起来）（空一格）紧接杂志名（用斜体，后加逗号），卷号（期号），出版年，起止页码，英文句号。word中插入脚注和尾注的步骤：（1）选中脚注的位置。（2）单击插入菜单中的脚注菜单项。（3）开始输入脚注文本。参考资料来源：百度百科-脚注
什么是脚注和尾注？脚注和尾注是一种注解文字，脚注和尾注用于文档和书籍中，以显示引用的资料的来源或者输入说明性或补充性的信息。脚注位于页面的底部，而尾注则位于文档的结尾处。脚注和尾注之间的基本区别在于：它们所处的位置不同。脚注位于页面的结尾处，而尾注位于文档的结尾处（或者可能位于节的结尾处）。仅此而已。无论您引用什么类型的来源（书籍、期刊还是联机来源），都可以使用脚注或尾注。对于添加批注或说明性注释而言，也是如此。 二者都可以使用的原因是它们看起来很相似。脚注和尾注都在正文中包含“注解引用标记”，用以表明附加信息是位于脚注中还是位于尾注中，但各自使用不同的编号系统，告诉用户是到页面结尾处还是到文档结尾处去查找注释。脚注和尾注都是用一条短横线与正文分开的。而且，二者都有注释文本，该注释文本位于页面的结尾处或者文档的结尾处：二者的注释文本都比正文文本的字号小一些。
插入尾注首次插入尾注时，将光标定位到论文中要插入参考文献的位置，点击“引用”→ 显示“脚注和尾注” 对话框→“位置”项中选择“尾注”/“文档结尾”→“格式”项中“编号格式”（默认为“i， ii， iii， …”改为“1， 2， 3， …”）、“编号”选择“连续”→“应用更改”项中选择“整篇文档”→“插入”，如图1所示（红色椭圆标记）。在点击“应用”按钮后，就会在该处插入一个上标格式的序号“1”，（这是我们希望的格式）光标则会自动跳到文档结尾处，此时，显示的仍是一个上标格式的序号“1”，这不是我们所希望的，需要更正，处理方法有二：一是选中尾注中的序号“1”，按“ctrl+shift+=”快捷键则可使序号不再是上标格式的；二是选中尾注中的序号“1”，右击鼠标，出现一个菜单，选择“字体”，出现“字体对话框”，勾去“效果”栏中“上标”前的“√”即可（后续序号处理相同）。对着上标“1”前面双击鼠标，光标就会回到文章内容中已插入参考文献的位置，此时，即可继续插入参考文献了，步骤也很简单，只需点击“引用”→“插入尾注”即可（见图1中蓝色三角标记）。 如何为数字添加“[]”，出现[1]，[2]样式的效果 在完成论文所有参考文献的插入后，我们会发现，参考文献中的序号是数字样式的“1，2，3，…”而非“[1]，[2]，[3]，…”（当然，视期刊/会议的要求而定），如何为数字添加“[]”出现“[1]，[2]”样式的效果呢？方法如下： 按住“ctrl+F”热键，会在文档左侧出现一个“导航”栏 ，点击 右侧的倒三角，点击“替换”，调出“查找和替换对话框”。点击“查找”项中“ ”按钮，在“查找”栏中选择“特殊格式”/“尾注标记”，此时，在“查找内容”下拉框中出现“^e”，表示在尾注中查找。转向“替换”项，在“替换为”下拉框中输入“[^&]”，点击“全部替换”按钮即可得到想要的效果，如图2所示。 如何缩短文献标注，出现[1-6]样式的效果在1，2全部完成后，进行缩短文献标注操作。方法如下：（1）点击“文件”菜单，选择“选项”，出现“Word选项”对话框，选择：自定义功能区→将“常用命令”切换到“所有命令”，找到“隐藏”命令；选择“新建选项卡”并重命名（假设为“华夏一建”）→“新建组”重命名为“隐藏”，添加到“华夏一建”栏，确定，如图3所示。（2）在页面视图模式下，选中“][2][3][4][5][”，点击刚刚添加的“隐藏”命令即可，然后在数字1和6之间输入“-”（若需出现上标格式，按“ctrl+shift+=”快捷键则可），这样就会出现[1-6]样式的效果了。 删除“尾注分隔符”和“尾注接续分隔符”方法同3，在此就不在介绍了，有兴趣的朋友可以尝试。如图4所示。在页面视图直接点击刚刚添加的命令即可看到分隔符在下面独立的框中显示，并可以编辑了，直接删除即可。 交叉引用 当在论文中多次引用文章曾引用过的文献时，采用“交叉引用”方法为妙。
