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浅议中小型企业信息化管理的构建[摘要]信息是现代企业的重要战略资源，也是企业管理的基础。在网络经济时代，一个企业现代信息技术水平的高低，将成为企业竞争力强弱的重要标志。可以说在不久的将来，没有企业信息化，就没有企业现代化，也就没有企业对市场的敏捷应变能力。实施企业管理信息化，是时代所需、企业发展所需。本文通过对信息化建设的自身体验，提出了中小型企业信息化管理构建的基本途径和方法。 [关键词] 信息经济时代；信息化管理；构建途径 在现代信息技术飞速发展的今天，企业的生产经营管理方式正随着网络技术的发展而朝着信息化、网络化方向发展，一场以互联网为标志的信息技术革命正在改变着人类的生产、生活，人类正步入信息经济时代。在这个时代，一个企业现代信息技术水平的高低，将成为企业竞争力强弱的重要标志，企业只有迅速掌握好网络技术、利用好网络技术，按现代管理方法管理企业的物流、资金流、信息流，实现企业管理信息化，才能全面提升企业资源配置水平，提高企业核心竞争力，从而提高企业经济效益，使企业在市场竞争中立于不败之地。 企业管理信息化是当今大势所趋，国内外许多企业集团都纷纷争相上马，极力把这种先进的管理思想融入企业为其谋利。对于中小型企业来说，实施企业管理信息化，也是时代所需、企业发展所需，可以说，在不久的将来，没有企业信息化，就没有企业现代化，也就没有企业对市场的敏捷应变能力。但企业管理网络信息化的实施对中小型企业来说并不是一件容易的事，首先它本身是一项企业管理的全身运动，是一项向传统管理模式挑战的变革，需要决策层、管理层、技术层、应用层等各个层次的共同努力才能推动；其次，它要以一定的经济实力、技术水平、管理基础、人员素质为基础，要求企业要具有很强的内部控制能力，能准确地将企业决策实施到位。笔者通过参加本公司信息化管理的实施过程，借鉴其他一些成功实施信息化管理企业的经验，认为中小型企业管理信息化的构建可从以下几个方面着手。 一、统一思想，领导重视、决策与参与，明明白白建设信息化 企业管理信息化不仅是个技术问题，更是一项向传统的落后管理模式挑战的管理革命，是对企业原有旧的经营方式、管理机制、组织形式、业务流程的大变革。要实施企业管理信息化，首先要解决的是企业员工的思想认识问题，特别是领导层对信息化建设的认识问题。企业一把手的高度重视、直接决策，对企业信息化的成功实施起着决定性的作用。例如公司组织形式的重组、管理方式的变革、业务流程的再造、部门职能及利益的再分配等等，势必要与一些习惯势力产生摩擦，如果没有领导坚定的支持，并身体力行，这些变革是很难推动的。同时，信息化在初始化阶段，要把许多基础数据录入电脑，并要随时应对运行中出现的各种问题，工作量是巨大的，过程是枯燥的，成绩却不是怎么明显，人们持观望的态度用疑惑的眼光审视着每一个关系到自已的各个细节，这时领导的支持和鼓励显得尤为重要。所以，选择了信息化，就是选择了变革，各级领导应做好充分准备：（1）首先应从思想上认识到信息化是一场“革命”，要做好与一切旧的管理恶习作“斗争”的准备；（2）要加强对信息化知识的了解和学习，要从心灵深处认识到信息化是时代所需，是加强企业管理、适应社会发展所需，不能盲从，同时也应看到实施信息化的困难和阻力；（3）直接参与关键环节和重大事项的讨论和计划制订工作，只是给予人力、物力的支持还远远不够，要身体力行，亲自决策；（4）给予技术人员和实施人员以强大的支持，在他们遇到困难和挫折时，及时给予激励。所以，许多已成功实施信息化管理的企业都说，信息化的实施过程，实际上就是“一把手工程”，没有各级领导的支持，实施信息化只能是纸上谈兵。 二、发动群众，全员参与，增强全员信息化意识，使全体员工自觉成为信息化实施的推动者而不是“绊脚石” 管理信息化是企业一项综合性的全身运动，几乎涉及企业所有业务领域，需要企业各层次人员共同参与才能明确现有的和潜在的信息需求，从而设计出科学、实用、符合企业战略发展要求的信息化方案；况且信息化的应用，使用得最多的是各流程和各终端的各个用户，用户对业务流程最熟悉，系统的使用效果直接与他们利益密切相关，他们提出的建议也最具有针对性，所以信息化建设不是一个部门或是几个少数人就能完成的，它需要全体员工的共同参与，员工的素质、应用水平、参与程度直接影响着系统运行的好坏。因此，在系统的实施过程中，必须做好职工的教育培训工作：（1）有计划、分层次地对职工进行信息化管理理念、计算机应用、信息化管理系统等方面知识的教育培训工作，使职工逐步了解和熟悉信息化，明白信息化能给自已、给企业带来的实惠，使广大员工自觉参与信息化管理的实施；（2）强化系统操作方法和操作技能的培训，规范操作人员的操作行为，将培训贯穿于系统运行全过程；（3）有计划地组织各流程业务骨干到信息化管理优秀企业参观学习“洗脑”，以取他人之长，补己之短。 三、建章建制，完善各项基础管理工作，为信息化管理的顺利进行奠定基础 信息化的基础是标准化和规范化，基础管理工作完备与否是信息化管理能否可靠运行的基石，基础工作没做好，将极大地影响信息化运行，而为此付出的代价也是巨大和惨重的。因为信息化的实施，简单地说就是利用计算机网络处理系统，将一张张单据、一个个信息输入电脑，用人脑来控制电脑，用电脑来控制流程，在这个过程中，要实现物流、资金流、信息流、流程控制、客户关系、供应链衔接等环节的科学管理，就必须夯实企业基础管理，做到数据标准化、流程规范化，否则，计算机将拒绝执行操作指令。因此，在决定信息化之时，应完善各项基础管理：（1）建立、健全各项适应信息化管理要求的规章制度，实行标准的定额、计量、统计、物料及产品编码、名称的规范统一。因为一样货物的名称、一种产品的规格型号或许只是一字之差，在手工处理条件下并不产生什么问题，但一旦进入系统，要不就是被拒绝，要不就是录入后给今后工作带来一系列的麻烦。因此标准化和规范化，是信息化管理的基础的基础。（2）建立票据即日录入制度，做到业务日清日结，以保证数据录入的及时性。（3）建立严密的内部审核制度，以保证初始数据录入的规范性和准确性，减少数据录入的差错率，因为输入的是垃圾，输出的也必定是垃圾，这样不但不会给管理带来效益，同时还会误导企业的经营决策，给企业带来难以估量的损失。（4）健全科学的分工和各流程相互牵制的内部控制制度，以保证整个系统的规范透明运行。 四、统一规划、分步实施，把握整体思路，找准信息化实施的切入点，稳步扎实地推进管理信息化 管理信息化不只是在企业内建设一个局域网，通过计算机网络可以在电脑上查查资料、看看文件等，这些只是最基础、最简单的电脑应用，根本还谈不上是什么管理，充其量只是手工劳动在电脑上的翻版，这并不是管理信息化的目的和本质。管理信息化的目的是要把企业的管理思想融入到系统中，使企业完全掌控企业的人、财、物情况，实现物畅其流、财尽其利、人尽其用，所以信息化管理是一项系统工程，是一个企业高层高度关注的投资项目，不能急于求成，也不可能一蹴而就，它需要整体规划、分步实施，制订切实可行的信息化实施方案，并找准信息化实施的突破口，一步一步扎实地向前推进。 在实施信息化之前，企业首先应清楚实施信息化管理的整体思路，把握住信息化系统的管理思想，摸清企业现有管理模式下企业管理的瓶颈和存在的问题，明确今后企业管理转变的方向，并对预期的新的管理体系要有清晰的认识。在把握企业信息化整体思路之后，就可以按照效益与实务互利、先局部后整体的原则，结合企业实际，走勤俭信息化之路。具体可分以下几步走：第一步，建立以财务为核心的财务信息化管理系统，把财务管理信息化作为公司信息化管理的切入点，一步一步地引导和推动其他管理环节逐步实现管理信息化。之所以把财务作为信息化的突破口，主要是因为财务是全公司的数据中心，公司生产经营情况最后各部门都需归集到财务；先中心，后局部，有利于信息化建设的推进，不会因为一个分支系统的失败而影响整个系统的推进和运行。只要第一步走好了，以后各步就有经验和信心了。第二步，建立以存货管理为中心的供、销、存供应链管理系统，实现供应链的信息化管理。第三步，建立以生产控制为核心的生产、成本管理系统。第四步，建立以工艺技术为中心的科研开发系统。第五步，建立电子商务网络系统，实现企业内、外部信息资源的共享，全面实现企业管理信息化。 五、选好信息化系统软件，找准系统实施咨询队伍 现行市场流行的软件很多，关键是要找准适合本企业管理发展需要的软件。软件选择适当，不但可以节约大量资金，而且可以防止以后的各种后遗症；同时软件的选择还要注意国家有关法律法规的规定以及各业务部门的专业需求。所以软件的选择一定要慎重，要经过仔细的斟酌和考虑，它是信息化实施过程中的重中之重，许多企业信息化不成功，就是在软件的选择上走了许多弯路。软件选好后，另一个因素也不能忽视，那就是软件实施的技术咨询服务队伍。因为一个具有极强能力的技术咨询服务队伍，哪怕是实施一个并不怎么好的软件，他们也能运用自己的知识和能力，让这个软件发挥到极致，并产生巨大的管理能量。所以，系统软件和技术服务队伍的选择都不能有半点马虎，否则会事倍功半，甚至会劳民伤财，无功而返。 答案补充 六、注重人才的培养，积极开展后续教育培训工作，为管理信息化建设培养大批复合型人才 人才是企业管理信息化成功的关键，信息化方案的引进和启动只是信息化项目的开始，接下来的实施应用过程，才是信息化最难啃的“硬骨头”。外部软件咨询顾问是必需的，也是不可少的，但其不可能长期留在一个企业，随时解决系统运行中出现的各种大大小小、鸡毛蒜皮的问题，所以企业只有挖掘和培养自己的人才，消化并落实执行方案，才是企业信息化系统长期有效运行的保证。因此企业必须得培养大批属于自己的复合型人才，依靠别人是维持不了多长时间的，而且培养内部人才，不但成本低，人员使用无磨合期，而且还有利于企业内部形成岗位成才的良好风气，有利于调动职工积极性，增强企业的凝聚力。因此，挖掘和培养企业内部人才，是企业信息化正常运转的有力保证
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中小企业竞争力战略研究 一、中小企业竞争力的基本内涵 所谓中小企业，根据我国《中小企业促进法》规定，是指在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要，增加就业，符合国家产业政策，生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业。为便于界定，《中小企业标准暂行规定》对其作了划分。一般说来，除了因行业不同人数有差别外，资产总额在4亿元以下，或销售额在3亿元以下的企业为中小企业。所谓竞争力，是指中小企业在一定的市场环境中整合自身内外要素以实现可持续发展状态的能力。企业竞争力是多种要素的总和，表现为内在和外在两个方面。内在竞争力包括一般竞争力和核心竞争力，一般竞争力是指企业生存的一般能力，反映企业所拥有的资源、设备、生产、营销、供应等基本要素的优劣，它是企业竞争优势的基础；核心竞争力是指企业独具而不易被模仿的，支撑企业可持续性竞争优势的核心能力，反映企业多方面技能和机制的有机融合，以及不同技术系统、管理系统及技能的结合，是企业成长中最有力、最主要的驱动力，它是企业竞争优势的源泉。外在竞争力主要指环境竞争力，是指企业成长环境的优良程度，反映融资环境、政策环境、信用环境、服务环境、政府管理与扶持、基础设施、市场秩序等要素的状态，它是企业竞争优势的保障。 二、提升中小企业竞争力的战略构想 （一）围绕增强核心能力构建中小企业的创新模式，以完善的创新机制来提升中小企业竞争力。 创新企业产权制度，形成合理的治理结构。这是提升中小企业核心竞争力的关键所在。对国有集体中小企业来说，要通过改制将国有集体资产转变成产权清晰的人格化资产；对股份合作制企业来说，要通过改制使其向股份制转变；对私营企业由家族成员共同拥有的家族财产，也要进一步明晰产权，以消除在企业做大之后存在着内部争权夺利的隐患。所有转制的企业，都应告别那种经验式、粗放式、家长式的治理模式，按现代企业制度进行治理。 创新企业发展战略，确保企业不断发展。企业发展战略创新是企业的根本性创新。当外部环境或内部条件发生重大变化时，企业就应该调整或创新发展战略。创新企业发展战略，要很好地谋划战略措施，这是实现战略定位的保证，是善用资源的体现，是企业发展战略中最生动的部分，如从哪里入手、向哪里开刀、施什么政策、用什么策略、保哪些重点、舍哪些包袱、怎么策划、如何运作等等。 创新技术机制，增强研发能力。根据美国国家科学基金的研究，每1美元R＆D费用取得的创新数，中小企业为大型企业的24倍，中小企业的创新占全部创新的55％。比较而言，我国大多数中小企业技术结构落后、产品开发能力弱。据调查，我国中小企业研发经费占销售收入的比例平均水平不到4％，而国际企业界普遍认为，研发经费占销售额的5％以上，企业才有竞争力，占2％仅够维持，不足1％的企业则难以生存。面对强大的国际竞争压力，必须加大中小企业技术创新的投入，积极促进成果转化，加快技术创新步伐，把市场需求变化作为技术开发的定盘星，作为技术转化、技术引进和技术改造的指南针。 创新管理机制，形成科学的管理体系。管理是企业永恒的主题，是企业竞争力的核心内容。要通过实施规范化的决策管理机制，使企业及时把握社会机遇，有效规避行业风险，从而保证企业各项决策的正确性；实施规范化的业务管理机制，使企业各项业务工作程序化、职责分工明细化、工作标准制度化；实施规范化的绩效管理和激励机制管理，使员工保持充足的工作动力和良好的企业团队精神，以有效保障企业竞争力的提高。同时，推进信息化管理，加快企业信息化步伐。 创新企业文化，铸造企业灵魂。企业文化是孕育企业核心竞争力的土壤，也是企业核心竞争力的体现。目前，企业文化对于培育企业核心竞争力的重要性已经越来越被我国的企业界所重视，很多企业正在努力塑造适合自身发展的企业文化。如人们对海尔“零缺陷”、“真诚到永远”、“客户满意”等海尔文化已耳熟能详。“海尔文化”是海尔核心竞争力的重要组成部分，正是这种企业文化促使其在激烈的市场竞争中始终保持着竞争优势。 （二）围绕强基固本优化中小企业运营要素，以高效的企业运营来提升中小企业竞争力。 优化产品结构，争创名优品牌。据国家对365家中小企业的1157种主导产品情况的分析，产品的平均生命周期为73年，比国有大企业的5年还高出23年。按产品水平划分，达到上世纪80年代中期末或90年代水平的产品有752种，占67％。中小企业这种产品水平低、周期长的状况反映了产品结构性矛盾突出。要摆脱这种状况，应着眼于产品结构调整和争创名优品牌，设计制造新产品，并避免与大企业的正面冲突；切实注重产品质量，走深加工和高附加值之路；切实形成特色产品，全力维护和宣扬品牌的核心价值以保持独特的个性魅力，在消费者心目中树立良好的品牌形象。 创新营销方式，扩大市场份额。创新营销方式首先应创新营销观念，这是企业营销创新的核心和前提。如，亲情营销观念强调把顾客当“朋友”或“亲人”而不是“上帝”，把企业与顾客之间的距离最大限度地缩短；其次应创新营销组织，就是企业应当根据市场开发需要，将目标市场和市场目标、销售管理人员和业务员、经销商、市场信息以最佳方式组织起来，实现最佳的营销目标；再次应创新营销方法，一方面企业应敢于把国际先进的营销做法创造性加以应用，另一方面又要大胆提出和实施新的营销方法，如，有的企业实施的无缺陷营销，即产品无缺陷，销售无缺陷，服务无缺陷等等。 构筑物流体系，提高流通效率。研究表明，有效的物流管理可以节省15％－30％物流成本，并且大大地减少库存和运输成本，而国外发达国家物流成本一般控制在10％左右。应该说，我国中小企业在产品价格和对市场需求反应方面具有一定优势，如果加上科学的物流体系运作，则更能在节省产品销售成本方面见到实效。对于每个中小企业来说，使企业与上、下游企业形成供应链的战略同盟，成为整体供应链的一部分，既可减少中间层次，减少费用，无需承担仓储及存货管理的成本，又可利用第三方物流机构提供的储运、包装、装卸和搬运等服务，使货品付运的过程更有效率。 调整产业结构，促进企业集群。国际著名学者迈克尔·波特认为，国家竞争优势都是以企业集群的面貌出现的，它是产业发达国家的特征。据资料显示，如今正在崛起的地处“长三角经济圈”中的宁波奥克斯公司，所以能以比市场上售价最高的同型号空调降价三分之一左右的“标准价”打破空调市场价格体系，快速跃升中国空调企业三甲之一的地位，其中一个很重要的原因就是产业集群与协同竞争战略所发挥出来的威力。这一经验应引起广大中小企业的重视。 （三）围绕改善成长环境重构融资、政策、信用、服务等体系，以优质的生存空间来提升中小企业竞争力。 改革融资体制，构建多层次的融资体系。改革融资体制，要针对中小企业在不同阶段的融资需求，为其提供多层次的融资渠道。可考虑建立政府系统中的中小企业金融机构，设立相应的政策性银行，委托现有的商业银行开设此类业务；完善直接融资方式，可考虑进行股份合作制改造，将我国庞大的居民储蓄通过股份合作制方式用于改造中小企业，还可考虑发展产业投资基金，通过筹集社会资金投资于企业；扩大间接融资的覆盖面，可考虑成立中小企业融资联席会议制度，加强中小企业、行业协会、金融机构及政府各有关部门的沟通，增加商业银行对中小企业的贷款额度；同时，积极引导民间资金，创办民间地域银行，既留住地方资金用于地方发展，又方便中小企业和农民贷款创业。 出台支持政策，构建配套的政策体系。实施有效的产业引导政策，对国家有关产业政策进行清理和重新设计，修改对中小企业不公的内容，支持民营资本向基础设施及公共行业投资等等；增加创业扶持政策，鼓励中小企业引进国外资金、先进技术和管理经验，创办中外合资经营、中外合作经营企业，鼓励符合条件的中小企业到境外投资，通过开展进出口信贷、出口信用保险等业务，支持中小企业开拓国外市场；鼓励个人或法人依法以工业产权或者非专利技术等投资参与创办中小企业；对有关社会福利、环境保护、高新技术等项目，应继续实行优惠政策。 夯实信用基础，构建规范的信用担保体系。按照《中小企业促进法》的要求，适时出台有利于中小企业信用担保体系发展的地方法规、地方规章，还可建立相应的专家咨询制度、集体决策制度、审保分离制度；逐步扩充担保体系的服务内容，使中小企业的发展建立在高度信用的可靠基础之上；完善担保风险分散机制，建立包括城市信用担保和中央与省级再担保、互助担保、商业担保在内的多层担保机构，并在此基础上逐步形成以担保为核心，包括信用评估、风险管理、损失处理在内的中小企业社会化信用担保体系。 增强服务功能，构建社会化的服务体系。中小企业自身的缺陷和弱点，呼唤其提升竞争力过程需要完善的社会化服务。应注重加强行业协会建设，及时研究解决行业发展中的突出问题，增强行业协会的服务功能；抓紧发展服务组织和机构，一方面继续支持发展各类中小企业服务组织，另一方面扶持具有带动力的服务机构加快发展，推进专业化服务水平的提高；坚持创新，不断丰富和完善服务体系建设内容，如，信息网络体系，中介服务体系，行业互助体系等等，满足中小企业对服务的多样化需求。 转变政府职能，促进政府调控手段有力、高效、公正。中小企业竞争力的提升，离不开政府职能转换，否则，中小企业难有作为。转变政府职能要在继续深化行政审批制度改革的基础上，把政府管理经济的职能转到主要为市场主体服务和创造良好的发展环境上来。进一步完善针对中小企业的法律法规体系和政策体系，创造平等有序竞争的法制环境和政策环境，以保证中小企业发展的持续性、规范性和平稳性。
