sophia2012
档案管理论文:加强基础工作是档案管理现代化的前提 理基础工作存在的主要问题分析 众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入�计算机 的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充 分满足计算机工作的技术要求。 那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢�哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢�总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面�一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多�二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍�三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用�四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现�五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的�六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。 二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平 从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 1�全面普查案卷，去糟取精 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。 2�重新组合案卷实现案卷规范化 将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。 3�结合本馆实际规范著录工作 著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。 4�统一分类号保证检索查全率 计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。 5�规范题名保证检索查准率 档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是�在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委�北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委�还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种�必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。 另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。 三、加快数据准备推进档案现代化管理进程 在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作 不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。 1�分清轻重缓急，循序渐进 档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。 2�分级次著录，省时省力 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录�对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录�而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。 3�分门别类，充分利用档案原基础 对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引�而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。 4�用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率 “主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊�我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇�关键词 进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如�拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”有人写“基建”有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题�分属关系 。 近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。 
大学班级文书档案管理计划 先应用名人的话来过度， 苏霍姆林斯基曾经说过：“真正的教育是学生的自我教育。”在班级管理中，班主任应做好引导、点拨、调控工作，给学生更多的自主权，充分唤起学生的主体意识以及对班级的责任感、荣誉感，尽情表达他们的意愿，充分挖掘他们的潜能，使之真正成为班级管理的主人。为此，我进行了大胆的尝试。 一、民主管理班级 一个团体不论大小，如果搞独裁、一言堂，那就愚昧落后，肯定搞不好。要管理好一个班级，就应该最大限度地发扬民主，充分调动学生的积极性，提高班级管理工作的效率。怎样实行民主管理呢？ （一）班主任应该有一颗公仆之心 实行民主管理，班主任首先应摆正自己的位置、心态，如果班主任总是高踞于学生之上，指挥学生，命令学生，动辄呵斥学生，那就没有民主。我认为：班主任不是保姆，不是警察，也不是监工，教师的职责是教书育人，就是为学生的健康成长服务的。所以我认为班主任是园丁，是船工，是学生的良师益友，更是学生的公仆。班主任的一切工作都是为学生服务，基于此，班主任应该俯下身子甘当“牛马”为学生服务。 （二）建立融洽、信任、互助的师生关系 “亲其师，信其道”，在平常的学习、生活中，我利用各种机会，努力与学生建立一种融洽、信任、互助的师生关系。师生关系融洽了，学生学习、生活就觉得轻松愉快，班主任工作起来也感到不紧张、不吃力；师生互信，便少了猜疑、对立，少了敌对情绪，班级工作也就得心应手；师生互助，班集体就有了无穷的力量克服前进中的阻力。一位教育家曾经说过，发火、打骂学生只能说明班主任无能。在建立这种师生关系的过程中，我体会比较深的一点是：对待学生要少批评多鼓励，少喝斥多赞扬，更不能打骂体罚学生。 （三）及时组建优良的班委会 一个良好的班级体，与班委工作有很大关系，倘若班委在学习和生活中没有表率和楷模作用，没有正气、大气。就会失去“群众基础”，失去“群众”信任和“群众”支持，全班务必陷入被动，一盘散沙。在原本以教师为中心的班级管理中，班干部总是由教师挑选、任命。尽管他们品学兼优，组织能力也较强，但是这种师选班干部的体制存在着隐患，群众基础不够稳固，不但不利于他们的个性发展，反而会滋长他们的优越感，形成自以为是、好教训人的陋习。因此，我班班干部的竞选采取自荐、讲演、他选三结合的方式进行。这样评选出来的班干部有威信，不会辜负大家的希望，更有利于班级工作的顺利进行。 在15班的班级管理工作中，首先：我通过班干部定期会议，加强对其工作的指导，更为重要的是通过这种会议去了解他们，鼓励他们，为他们开展班级管理工作壮胆，让他们放开手脚去干。并且还要这些班干部明确当班干部是为同学服务的，通过担任班干部，能锻炼人的工作能力，激发人的创造性。这个会，在刚开始的时候是两周开一次，每次自己也都参加，后来，就由班长负责召开，是否需要班主任参加由班长自己拿主意。 其次：为了尽可能地发挥每一位班干部的能动性，我安排我们班的主要班干部值日。每天两位班干负责当日学生考勤、检查教室内外卫生、检查两操、维持自习纪律。负责处理班上偶发事件，遇到棘手问题，如不能解决的及时向老师汇报。填写值日班干记录表，表扬好人好事，揭露歪风邪气。 二、依法治班 班级师生关系融洽了，学生的主人翁的作用得到了发挥，班级管理还不够完善，因为仅凭热情不够，还应该有一定的规章制度遵循，为此我带领全班同学根据需要逐步建立、完善了一系列班规班法 (一) 建立班规班法 在班级管理中，我学习了其他老师的一些经验，在班级出台了《小组考评细则》、《学生作业检查登记》、《班级每日日记》等规章制度，从而让值日班干能够对同学们做到赏罚分明，奖惩有度。而《五星排行榜》则是从学习，纪律，职责等等方面综合评价学生的一块园地，我采取2周一小奖，1月一大奖的形式为五星前3名的同学进行奖励。通过这些竞争机制，就可以从各个方面去引导鼓励学生，及时发现他们的“闪光点”，时间一长便可形成事事有人做，个个都争先的良好局面。 (二）建立检查、监督系统 单有班规班法还不够，还应有一个完善的监督、检查系统，才能保证班规班法的顺利执行我班采用的检查监督方法有: (1)班干部反馈 每天的值日班干部根据各自分工，每天早晨利用时间把昨天各自分管的情况在班级公布，包括好人好事，违纪情况，及时对班级工作提出意见或建议。 (2)班主任反馈 班主任在星期一班会时间，根据一周内观察、记录的情况作一总结，表扬先进指出不足。 三、狠抓学风建设， 为把我班建设成为班风正、学习优的文明班级体，经师生讨论分析出了以下几点。 （一）营造良好的学习氛围 要提高学习成绩，务必提高课堂效率，而要提高课堂效率，务必提高课堂气氛。为了我们班有一个良好的课堂学习气氛，这学期我经常表扬我们班在课堂上比较活跃的那几位同学，希望通过他们的带动我们班课堂气氛会不断提高。 （二）营造良好的学习环境 要提高学习成绩就必须有一个好的学习环境。为了保障学生能够在晚上安静的自习，提高他们的自习效率，我让值日班干维持晚自习纪律，如有学生讲话，则将该生的名字记下，如学生的名字一周有两次被记，那就请家长把该生带回家自习。 （三）搞活竞争 我认为通过竞争来提高班级学习成绩也是不错的。为贯彻该措施，每次考试结束，我将学生的成绩进行评比，分别给予奖励和指明不足。各位同学对自身的情况写出考试分析，包括自身的优缺点，制定相应的小计划，下次考试的奋斗目标。真正让每位同学做到心中有数，学习生活过程中有的放矢。 四、关注后进生的转化 众所周知，每个班都有一定量的成绩较差的学生。我们班也是一样的。而如何对待这些差生呢？是让他们自暴自弃，整天无所事事，搞坏班级的学风，进而影响班级的一些学习较好的学生呢？还是鼓励他们，让他们看到希望？我想，每一位班主任都会选择后者的。可怎样转化他们呢？ 后进生形成的原因有多种多样，作为教师，应当全面了解、细致分析形成后进生的各种原因，并善于利用多种渠道、多种途径、多种方法来促进后进生的转化，包括加强与后进生的谈心、与其他教师在转变后进生工作中的协作、与后进生家长的相互联系等等。 在我看来后进生的压力并不亚于优秀生，他们在学校因为成绩不好经常会受到老师的指责，同学的讥笑，在家则受到家长的训斥，心里有一种压抑感，有厌学情绪，自信心不强。我们应主动采取适当的形式去栽培他们，及时表扬成绩有进步的后进生，让他们也体会成功的欢乐及喜悦。 我们班有一位女生，她上学期的成绩在年段排名总是在700名之后，有一两次还步入了年段800名之后。有一次在上上午最后一节课期间，这位女生身体不舒服。那时我不在班上，科任老师给我打了电话。接到电话之后，我马上带她去安海医院看医生。看完医生之后，由于一直联系不到她的家长，当时她还很虚弱，我就把她带到我的房间，让她在我的床上休息。在她休息期间，我们聊到了学习，当时我鼓励了一下她，告诉她只要努力就会有进步。没想到我这一句简单的鼓励，竟然让她的成绩突飞猛进。这学期的第一次月考她进步了100多名，考了年段500多名，而这次的期中考在年段排名486名。从她的身上我看到了关心和鼓励的神奇。 其实他们毕竟是孩子，需要关心和重视，教师的一个宽容的微笑，一句体贴的话语，一个会意的眼神，都会产生巨大的学习动力。 总之，我认为只要班主任能够尊重学生，关心、爱护学生，充分发扬民主，调动学生的积极性，再加上完善的班规班法和有效的监督反馈系统，班级管理工作就会得心应手。 类似格式可以参照一下 城市社区各类档案按下列办法进行整理、编号： （－）文书档案按年度——问题（社区党群管理、社区社会事务管理、社区服务管理、社区综合治安管理、社区人口与计划生育管理、社区环境卫生管理、社区文化教育管理、社区社会保障管理）分类，参照《归档文件整理规则》整理，按年度——问题——保管期限排列编号； （二）会计档案按年度——类别形式（报表、帐簿、凭证、其他）分类整理，按类别——年度排列编号； （三）科技档案中的基建档案按工程项目分类整理，按项目——时间排列编号；产品设备仪器控型号分类整理，接型号——时间排列编号； （四）社区居民档案按居民小组或门牌、楼号分类，按户整理，按居民小组——拨号——门牌顺序排列编号； （五）特种载体档案按载体形式分类整理，按载体形式——年度排列编号。 第十五条 一个社区构成一个立档单位，其所形成的档案为一个全宗。全宗名称由镇或街道和所在社区名称组成。 规模较大的社区所属单位符合立档单位构成条件的，其形成的档案可以作为独立金宗，自行建档管理；不能构成独立全宗的，由社区综合档案室集中统一管理。
