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文秘工作 在档案工作中的重要作用 单位/个人印 发▲ 文书▲ 文秘 ▲ 归档档 案 ▲ 利用▲ 社会/个人 写作 整理 档案作为人类社会活动的真实记录，是 人类文明进步的阶梯，做好档案工作给社会 带来的效益是不可估量的。在档案工作研究 中，不少同仁强调档案工作的重要，文秘工 作对于档案工作的重要性却没有引起足够 的重视。本文拟对此谈一些个人见解。 文秘工作在档案工作中的作用分析。 中华人民共和国档案法规定:档案是指国家 机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经 济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成 的对国家和社会有保存价值的各种文字、图 表、声像等不同形式的历史记录。档案的载 体形式多样，内容丰富，在众多的档案资料 中，由于文书档案多来自于政府机关等重要 部门，不仅在档案资料中所占比重较大，其 重要性和权威性也更高，说服力也更强。而 文书档案的形成与文秘工作具有不可分割 的紧密联系。请看文书档案形成的流程图。 文秘人员通过收集资料撰写文书，印发 (送)给有关单位或个人作为开展活动的依 据。同时，形成的文书及其衍生材料作为活 动的真实记录，成为档案的原始材料。文秘 人员对这些材料进行收集、筛选和整理，最 终形成文书档案归档，以便日后查阅或开放 利用。可见，文秘工作是文书档案形成流程 中的关键环节。 而文书档案日后能否提供或反映准确 的档案信息，在很大程度上取决于文秘人员 撰写文书时的严谨程度;文书档案所需要的 一些重要而有价值的资料能否保全，在很大 程度上取决于文秘人员在文书档案整理过 程中对相关材料的价值判断和喜恶取舍。比 如，文秘人员在做会议记录时由于个人“想 当然”而对发言内容的取舍有可能在日后查 阅时“说不清问题”;或由于文秘人员在归档 时没有认识到某件文书资料的潜在价值而 弃之不归可能造成有价值的档案失不复得。 由此可见，文秘工作是形成文书档案的重要 的源头环节，文秘工作的好坏对档案工作的 影响是不可估量的。文秘人员档案意识薄弱带来的问题。 在实际工作中，一些单位存在着文秘工作与 档案工作脱节或联系不够紧密的问题。原因 有两方面:一是文秘人员自身对档案工作的 职责认识不足。许多文秘人员认为自己的职 责就是撰写文书，档案工作自然有专职的档 案室工作人员去做，因此参与档案工作的积 极性不高。表现在对文书材料收集不积极、 整理不系统、归档不及时等方面。二是从档 案工作的角度对文秘工作的要求不高。许多 单位在文秘工作的职责中对文书归档的要 求不明确，没有考核评价指标。而档案室与 文秘室是平行单位，档案室只是对文书归档 进行宏观上的业务指导，无法对文秘人员提 出硬性要求。所以，文书归档工作只是靠文 秘人员的自觉性。 由此带来的现实问题是:第一，文书档 案形式不规范。一些文秘人员因档案专业知 识有限，在文书撰写和归档时不能规范地去 做，如用纸标准不规范，编号不规范，版记不 全面等，给文书档案的立卷、装订、保管带来 一定的难度。第二，文书档案内容不全面。一 些文秘人员在文书归档时只注重收集红头 文件，而对文件形成和实施过程中形成的其 他相关材料不注意收集，结果造成文书档案 内容不全面，有的原稿不齐，有的附件不全， 有的只有要点没有总结，有的只有请示没有 批复等。第三，文书档案中一些重要资料散 失。一些文秘人员平时不注意保管文档资 料，在归档时不积极到各单位收集相关资 料，只是将手头的资料归档，结果造成一些 应该归入档案的文书资料被漏归。笔者曾到 某省档案馆查找某单位的变迁过程，而档案 中只有该单位的一些会议记录而没有任何 关于该单位成立、更名的重要信息。可见，如 果文秘人员档案意识薄弱，不仅影响档案工 作的系统完整性，有时对社会带来的损失是 不可弥补的。 发挥文秘工作在档案工作中重要作 用的建议。文书归档是文秘工作的末端环 节，却是档案工作的开始。要保证这一环节 不出问题，不仅要加强对文秘人员的培训，而且要从制度机制 建设方面提供有力 的保障。 第一，加强教育 培训，强化文秘人员 的档案意识。通过集 中培训、专题研讨等有效的形式，组织文秘 人员认真学习档案法和档案管理条例，明确 档案工作的基本原则和具体要求，强化文秘 人员“对历史负责、为现实服务、替未来着 想”的档案意识，使文秘人员更好地理解档 案知识，自觉投身档案工作。 第二，建立责任制度，明确文秘人员在 档案工作中的职责。将档案工作的要求纳入 文秘人员的岗位职责，对文书档案的收集、 整理、归档等作出具体明确的规定，并建立 相应的考核制度和责任追究制度，强化文秘 人员做好档案工作的责任意识。要通过明确 责任，理顺文秘部门与档案部门的关系，消 除管理缺位、协调不畅、相互推诿而影响档 案工作的现象。 第三，加强对档案工作的全程控制，建 立完善的制度。对档案工作的全程控制包括 从原始文书资料的形成开始到立卷归档以 及档案利用的全过程，从文书的撰写开始， 就要严格执行行文规则，严格履行发文程 序，在公文用纸、文件版式、字体字号、装订 要求等方面都要严格按照归档的要求进行。 要建立即时收集档案资料的制度，把工作做 在平时。文秘人员平时要备好专用的档案 盒，随时收集整理和保存有可能需要归档的 资料，以免到最后归档时再“临时抱佛脚”。 总之，提高文秘人员的档案意识，抓好 归档环节，对于提高档案工作的质量和效益 意义是重大的。 文秘杂烩网 
目录，摘要，引言，综述，正文，后记或者鸣谢，文献综述， 正文各级标题需要分清楚，有条理，一般导师会统一要求格式细节，但不排除大量不负责任导师。可以找学长们要论文看下，格式的掌握有利于你论文的逻辑严密性。 祝你成功说几句实话一般的学校，当然不敢确定北大是不是论文内容和格式各占一半成绩大多数教师认为格式严格说明学生治学严谨如果导师有对格式的规定，那就一定做到一丝不苟我们在论文成型后，因为细微格式问题被导师骂了不只三次，改的次数那就别说了，反正没少花打印的钱记得一定相当熟悉WORD的使用方法，目录一定要做索引页码，页脚，页眉的不同设置方法，都要记得，都会用到的不提前记好了，到时候急了就没法了
①标题（Title）②署名（Authors）(包括单位及合作者)③摘要（Abstract）(包括中、英文摘要及关键词等)④引言（Introduction）⑤材料与方法（Materials and Methods）⑥结果（Results）(包括图表及其注解等)⑦讨论（Discussion）(包括结论)⑧致谢（Acknowledgements）⑨参考文献（References）摘 要为方便读者概略了解论文内容，在论文的正文之前，用醒目字体刊印约200～250字左右的摘要，简述研究工作的目的、方法、结果及结论等摘要力求精练，应反映全文的主要内容在摘要之下，根据内容选写3～8个关键词（Keywords），主要目的是为了方便编制或纳入电子计算机检索，尽可能用标准的 “主题词表”中的术语引 言亦称前言、导言或序言，是文章开头的一段短文，简要说明本研究的目的和意义，指出研究方法和途径，亦包括这一研究的历史、现状、前人的方法、结果及见解，对自己的启发等引言对读者起到一定的定向作用，写引言切忌离题或公式化。在正文内首次出现不常用的英语术语缩写词时，应写明全称，并要有中文注释材料与方法材料部分应说明具体的实验观察对象，所用仪器和试剂的产地、型号及规格等，实验动物的来源、名称、种系、性别、体重及健康状况等在方法部分要着重介绍研究的对象与数据如何获得，使读者了解样本的代表性、组间可比性、指标与观测方法的精确性。详细写明实验步骤的细节，以便他人重复验证。生物学实验必须设立对照组结 果结果部分是论文的实质和精华，描述必须如实、具体和准确。把经过审核以后用统计学处理过的实验检测数据资料按照逻辑顺序在正文及图表中表达科学研究论文的结果多用3种形式，即表格、图及文字说明。表格应做到有表序和表题。图下应有图号图注，图中重要部位应有标志，应用原始的实验记录图或照片，不宜用复印件或影印件文字、数据和符号是表达科研成果和结论的重要手段。文字应简明、清楚和明确，多用数学式表达成果，正确运用各种符号，对不符合主观设想的数据和结论，应作客观的分析，不宜作过多的文字说明讨 论是文章的重要组成部分，是从理论上对实验和观察结果进行分析比较、解释、推论或预测等，或者应用自己和定论的实验根据进行讨论，阐述实验结果的理论和实际意义。与国内外先进水平的比较，指出今后的研究方向。讨论中要避免与实验结果无关的主观推断或不成熟的结论谢 词一部论著的写成，必然要得到多方面的帮助。对于在工作中给予帮助的人员（如参加过部分工作，承担过某些任务、提出过有益的建议或给予过某些指导的同志与集体等）。应在文章的开始或结尾部分书面致谢。致谢的言辞应该恳切，实事求是，而不是单纯的客套参考文献列出参考文献的作用：①论证作者的论点，启发作者的思维；②同作者的实验结果相比较；③反映严肃的科学研究工作态度，亦为读者深入研究提供有关文献的线索所引用的参考文献篇数不宜过多，论著类论文要求在10篇左右，综述类文章以20篇左右为宜所引文献均应是作者亲自查阅过的，并注意多引用权威性、专业性杂志近年发表的相关论文参考文献列出时要按文献在文章中出现的先后，编数码，依次列出完整的参考文献（书籍）写法应列出文献的作者（译文注明译者）、书名、页数、出版者、出版时间、版次等完整的参考文献（论文）写法应列出文献的作者、文章标题、期刊名称、年/卷/期、起讫页数等、毕业论文格式的写作顺序是：标题、作者班级、作者姓名、指导教师姓名、中文摘要及关键词、英文摘要及英文关键词、正文、参考文献。 2、毕业论文中附表的表头应写在表的上面，居中；论文附图的图题应写在图的下面，居中。按表、图、公式在论文中出现的先后顺序分别编号。 3、毕业论文中参考文献的书写格式严格按以下顺序：序号、作者姓名、书名（或文章名）、出版社（或期刊名）、出版或发表时间。 4、论文格式的字体：各类标题（包括“参考文献”标题）用粗宋体；作者姓名、指导教师姓名、摘要、关键词、图表名、参考文献内容用楷体；正文、图表、页眉、页脚中的文字用宋体；英文用Times New Roman字体。 5、论文格式的字号：论文题目用三号字体，居中；一级标题用四号字体；二级标题、三级标题用小四号字体；页眉、页脚用小五号字体；其它用五号字体；图、表名居中。 6、格式正文打印页码，下面居中。 7、论文打印纸张规格：A4 210×297毫米。 8、在文件选项下的页面设置选项中，“字符数/行数”选使用默认字符数；页边距设为 上：3厘米；下：5厘米；左：8厘米；右：8厘米；装订线：8厘米；装订线位置：左侧；页眉：8厘米；页脚8厘米。 9、在格式选项下的段落设置选项中，“缩进”选0厘米，“间距”选0磅，“行距”选5倍，“特殊格式”选（无），“调整右缩进”选项为空，“根据页面设置确定行高格线”选项为空。 10、页眉用小五号字体打印“xx大学xx学院xx级XX专业学年论文”字样，并左对齐。
