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题主，你已经在问题描述中如实陈述，实际在写情况说明时再描述一次即可，最好三人同时签字确认。在情况说明上可以以日期、工作内容为分项，简明陈述每日工作内容和参与人员，最后在统计好每人和对应的工作天数，落款由三人签字确认。你单位财务报销单如果有空白模板以供填制就不需要使用白纸写明，在报销单上列明最好，然后粘在粘贴单上，最后由各位领导签字走报销流程。 
本人用于报销的车票不慎丢失，有订票截图可以证明确有此事。恳请财务部门给与变通处理，本人保证下不为例。特此说明。
按照实际情况写就可以了如：情况说明因商务活动，于2021年10月21日至10月22日到XXX地出差，一些三人（名字）。王某因10月25日返程。期间交通费（返程交通费除外），住宿费自理。出差期间产生：交通费XXXX小写（大写），住宿费xxxx小写（大写）。差旅补助XXX 年 月 日
按照内部规章制度的要求如实书写就可以了，其中要重点说明滞后返程的原因。同时，公务差旅因私原因而滞后返程，应根据内部规章制度具体陈述是否影响正常工作的开展、差旅津贴申领的计算以及其他需要说明的情况。财务要求的情况说明，应着重于数据的计算依据，所以，内部规章制度的具体要求应先把握清晰，再重点说明费用报销相关的计算依据。内控管理严格的企业，财务还会要求未能按照差旅计划安排往返而造成费用方面影响进行说明，作为管理层面的辅助材料。
