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文秘工作 在档案工作中的重要作用 单位/个人印 发▲ 文书▲ 文秘 ▲ 归档档 案 ▲ 利用▲ 社会/个人 写作 整理 档案作为人类社会活动的真实记录，是 人类文明进步的阶梯，做好档案工作给社会 带来的效益是不可估量的。在档案工作研究 中，不少同仁强调档案工作的重要，文秘工 作对于档案工作的重要性却没有引起足够 的重视。本文拟对此谈一些个人见解。 文秘工作在档案工作中的作用分析。 中华人民共和国档案法规定:档案是指国家 机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经 济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成 的对国家和社会有保存价值的各种文字、图 表、声像等不同形式的历史记录。档案的载 体形式多样，内容丰富，在众多的档案资料 中，由于文书档案多来自于政府机关等重要 部门，不仅在档案资料中所占比重较大，其 重要性和权威性也更高，说服力也更强。而 文书档案的形成与文秘工作具有不可分割 的紧密联系。请看文书档案形成的流程图。 文秘人员通过收集资料撰写文书，印发 (送)给有关单位或个人作为开展活动的依 据。同时，形成的文书及其衍生材料作为活 动的真实记录，成为档案的原始材料。文秘 人员对这些材料进行收集、筛选和整理，最 终形成文书档案归档，以便日后查阅或开放 利用。可见，文秘工作是文书档案形成流程 中的关键环节。 而文书档案日后能否提供或反映准确 的档案信息，在很大程度上取决于文秘人员 撰写文书时的严谨程度;文书档案所需要的 一些重要而有价值的资料能否保全，在很大 程度上取决于文秘人员在文书档案整理过 程中对相关材料的价值判断和喜恶取舍。比 如，文秘人员在做会议记录时由于个人“想 当然”而对发言内容的取舍有可能在日后查 阅时“说不清问题”;或由于文秘人员在归档 时没有认识到某件文书资料的潜在价值而 弃之不归可能造成有价值的档案失不复得。 由此可见，文秘工作是形成文书档案的重要 的源头环节，文秘工作的好坏对档案工作的 影响是不可估量的。文秘人员档案意识薄弱带来的问题。 在实际工作中，一些单位存在着文秘工作与 档案工作脱节或联系不够紧密的问题。原因 有两方面:一是文秘人员自身对档案工作的 职责认识不足。许多文秘人员认为自己的职 责就是撰写文书，档案工作自然有专职的档 案室工作人员去做，因此参与档案工作的积 极性不高。表现在对文书材料收集不积极、 整理不系统、归档不及时等方面。二是从档 案工作的角度对文秘工作的要求不高。许多 单位在文秘工作的职责中对文书归档的要 求不明确，没有考核评价指标。而档案室与 文秘室是平行单位，档案室只是对文书归档 进行宏观上的业务指导，无法对文秘人员提 出硬性要求。所以，文书归档工作只是靠文 秘人员的自觉性。 由此带来的现实问题是:第一，文书档 案形式不规范。一些文秘人员因档案专业知 识有限，在文书撰写和归档时不能规范地去 做，如用纸标准不规范，编号不规范，版记不 全面等，给文书档案的立卷、装订、保管带来 一定的难度。第二，文书档案内容不全面。一 些文秘人员在文书归档时只注重收集红头 文件，而对文件形成和实施过程中形成的其 他相关材料不注意收集，结果造成文书档案 内容不全面，有的原稿不齐，有的附件不全， 有的只有要点没有总结，有的只有请示没有 批复等。第三，文书档案中一些重要资料散 失。一些文秘人员平时不注意保管文档资 料，在归档时不积极到各单位收集相关资 料，只是将手头的资料归档，结果造成一些 应该归入档案的文书资料被漏归。笔者曾到 某省档案馆查找某单位的变迁过程，而档案 中只有该单位的一些会议记录而没有任何 关于该单位成立、更名的重要信息。可见，如 果文秘人员档案意识薄弱，不仅影响档案工 作的系统完整性，有时对社会带来的损失是 不可弥补的。 发挥文秘工作在档案工作中重要作 用的建议。文书归档是文秘工作的末端环 节，却是档案工作的开始。要保证这一环节 不出问题，不仅要加强对文秘人员的培训，而且要从制度机制 建设方面提供有力 的保障。 第一，加强教育 培训，强化文秘人员 的档案意识。通过集 中培训、专题研讨等有效的形式，组织文秘 人员认真学习档案法和档案管理条例，明确 档案工作的基本原则和具体要求，强化文秘 人员“对历史负责、为现实服务、替未来着 想”的档案意识，使文秘人员更好地理解档 案知识，自觉投身档案工作。 第二，建立责任制度，明确文秘人员在 档案工作中的职责。将档案工作的要求纳入 文秘人员的岗位职责，对文书档案的收集、 整理、归档等作出具体明确的规定，并建立 相应的考核制度和责任追究制度，强化文秘 人员做好档案工作的责任意识。要通过明确 责任，理顺文秘部门与档案部门的关系，消 除管理缺位、协调不畅、相互推诿而影响档 案工作的现象。 第三，加强对档案工作的全程控制，建 立完善的制度。对档案工作的全程控制包括 从原始文书资料的形成开始到立卷归档以 及档案利用的全过程，从文书的撰写开始， 就要严格执行行文规则，严格履行发文程 序，在公文用纸、文件版式、字体字号、装订 要求等方面都要严格按照归档的要求进行。 要建立即时收集档案资料的制度，把工作做 在平时。文秘人员平时要备好专用的档案 盒，随时收集整理和保存有可能需要归档的 资料，以免到最后归档时再“临时抱佛脚”。 总之，提高文秘人员的档案意识，抓好 归档环节，对于提高档案工作的质量和效益 意义是重大的。 文秘杂烩网 
浅谈新时期文秘专业学生的新理念随着商品经济的飞速发展以及信息技术在生产生活中的广泛应用，社会对文秘专业人员需求的数量和质量不断提高。培养高素质的文秘人才是我们职业学校义不容辞的责任。如何使文秘人员不断更新观念、掌握新理念以适应日新月异的不断发展的信息时代的需求，就成了我们文秘专业老师思考的新课题。一、高尚的职业道德作为现代文秘人员的职业道德规范很多，比如爱岗敬业、忠于职守、遵纪守法、廉洁奉公、坚持真理、勤奋高效、顾全大局、严守秘密等。这些职业道德具有普遍性，对每个行业的从业人员都适用。但从文秘工作的实践中我们认识到，文秘人员的职业道德还具有其专业的特殊性，这种特殊性主要表现在以下四个方面。正确的政治方向无论是政府机关还是企事业单位的文秘人员，必须坚持党的路线方针政策，坚持正确的政治方向，时时刻刻保持政治上的敏锐性，关心国内外时事、政治，认真学习、遵纪守法，在自己的工作岗位上主动做好工作。高效的工作作风作为一个文秘人员，必须具有强烈的时间观念和效益观念，遇事反应敏捷，办事干净利落。无论是文字处理还是数据分析，在讲究高效的同时还必须优质，周密细致，避免出错。诚信的道德品质诚信不仅是做人的根本之道，也是文秘人员的必备品质。作为文秘人员不仅要忠于国家和人民的利益，也要忠于本部门以及相关部门和个人的利益，因而要诚实守信、细心周到地为领导、为职能部门服务。保密的职业道德保密是文秘人员职业道德的基本要求。对于文秘人员来说，严守机密是最重要的职业道德。由于文秘工作的特殊性，从领导、工作、资料、电话、会议、谈话中，知道很多别人不知道的重要情报，这要求文秘人员必须非常谨慎，养成良好的保密工作素质。二、高明的协调能力组织协调是一门思想性、政策性、知识性和实践性很强的科学，是从事文秘工作人员工作的重要组成部分，它包括:(1)协调和上级的关系;(2)协调和下级的关系;(3)协调上下级的关系;(4)协调自身和领导的关系;(5)协调群众的关系。众多的协调关系要求其必须努力学习，钻研业务，加强锻炼，讲求艺术。提高协调艺术应注意以下几个方面。塑造良好的自身形象文秘人员所进行的组织协调主要是调节人与人之间的关系。良好的形象可以使被协调者及各方面对协调者产生尊重和敬佩的心理，容易被人接受，能收到良好的效果。所以作为调节人的文秘人员必须做到立场公正、态度和蔼、平等协商、谦虚谨慎、说话简练。争取领导的支持和信任协调工作要依靠领导。一切决定应由领导作出，作为文秘人员只是一种辅助，而不能自作主张。但一个好的文秘人员要善于把工作中的被动变为主动，积极争取领导的支持和信任，才能做好协调工作。要争取领导的信任和支持，就要体察领导的意图，深入了解实际情况，及时准确地为领导的决策提供信息，如实向领导陈述道理，出色完成领导交给的任务。善于利用人际关系一般来说，协调工作包含着两重关系:一是工作关系;一是人际关系。协调工作往往比较复杂，这就要求文秘人员运用人际关系手段，即以同志式的关系进行个别磋商，或转请对方所信任的人出面解释，以及非正式交换意见等，使问题得到顺利解决。这两种关系相互影响，相互促进。如果人际关系好，彼此关系融洽，协商就会少走弯路，容易促进成功。坚持原则性与灵活性相结合任何类型的协调，首先要有原则性，要坚持党的方针政策，坚持国家法律法规，坚持整体利益服从大局利益的原则，不能有任何动摇。否则，就会偏离方向，失去依据。但是要有灵活性，在目标一致的前提下，在个别具体的问题上对被协调者提出的合理要求，可以适当考虑和照顾，以免在个别枝节上纠缠不清，使协调无法进行。而对一时想不通或个别分歧较大的问题，不要急于求成，要做细致的工作，待时机成熟时再做处理。始终保持冷静和耐心既然矛盾出现时才有协调，那么协调总会有一定难度。特别是碰到复杂问题，难度就会更大。秘书人员要做好协调工作，不仅要树立全心全意为人民服务的思想，还要树立正确的荣辱观，在进行协调时，要始终保持冷静、沉着、耐心的工作作风。三高超的专业技能文字写作能力秘书的写作能力，即文字表达能力是秘书人员重要的基本功，或叫“看家本领”。写作能力主要是指应用文写作能力，要求能够写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达清晰、语言流畅、符合公文格式的各类应用性文件。计算机应用能力现代秘书光会手写还不够，还应具备计算机写作和计算机应用能力。这是秘书人员掌握和运用现代办公手段的能力。语言表达能力语言表达能力即口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传递信息的能力。口头语言比书面语言使用频率更高，应用范围更广。组织协调能力秘书人员作为连接领导、机关和群众的桥梁和纽带，要善于根据领导指示的意图并针对需要协调事项的特点，站在工作全局的高度上合理确定协调的方式方法，熟练运用协调的工作原则和协调艺术，公正合理地协调好领导与领导、领导与机关、办公室与领导、办公室与各部门、本单位与其他单位之间的关系，使机关各部门具有高度的凝聚力。处办事务能力秘书人员处办事务的能力，主要是指在办文、办会和办事的过程中能及时准确地处理和迅速完成任务的本领。秘书人员的工作大量是事务性的，会处办事务也是他们一项很重要的能力。随机应变能力秘书人员应当具有灵活巧妙的应变能力。这主要表现在审时度势上，遇到突发情况不惊慌失措、无所适从，而应沉着冷静、应付自如、随机应变。正所谓“:智者善谋，不如当时。”作为一名现代的文秘人员，除了掌握必备的素质和专业技能外，需要学习的理论知识和技能还很多，这就要求我们从事文秘专业的老师去思考、去研究，培养全面的、高素质的文秘人员以满足高速变革的社会需求，为职业教育的发展贡献出我们的一份力量。
